Toekomstbestendig organiseren

Hoe kan een rauwe, stoere haven bijdragen aan het beantwoorden van duurzaamheidsvraagstukken? In dit interview vertelt Linda van Waveren hoe het duurzaamheidsprogramma van Port of Amsterdam uiteindelijk ook leidde tot een verandering van binnenuit door het duurzamer inzetten van medewerkers.

Het belang van duurzaamheid

Linda: ’Port of Amsterdam is de regisseur van de Amsterdamse haven. Met zo’n 370 fte zorgen we dagelijks voor de afhandeling  van het scheepsvaartverkeer, de vestiging van industriële bedrijven in de haven en het beheer van het gebied. Bij een haven denk je niet direct aan duurzaamheid. Toch is dit de afgelopen jaren een steeds belangrijker onderwerp geworden. De hele energietransitie, de omslag naar een circulaire economie de toenemende aandacht voor het milieu, de leefbaarheid en de manier waarop wij met onze planeet omgaan staan landelijk hoog op de agenda. Schone scheepvaart is voor ons uiteraard ook een speerpunt. Daarom ben ik 7 jaar geleden als programmamanager duurzaamheid gestart met het ontwikkelen en implementeren van een duurzaamheidsprogramma.’

Andere besluitvorming

Port of Amsterdam kent een cultuur met veel pragmatisme en ondernemerschap: ‘De mensen die bij ons werken zijn gedreven, ze houden van de haven. Tegelijk worden de uitdagingen die op ons afkomen steeds groter. Dit vraagt om andere besluitvorming. Het ad hoc oppakken van knelpunten is niet altijd meer effectief. We kwamen steeds vaker op het punt waarop we ons afvroegen: ”Is dit een toekomstbestendig besluit?” En daaraan gekoppeld: ”Hoe definiëren wij eigenlijk ons succes?” Het gaat bij ons steeds minder over tonnen overslag en omzet maar meer over het toevoegen van brede waarde voor de stad Amsterdam, de regio en Nederland. We koersen nu veel meer op toekomstbestendigheid en daar hoort een systeemverandering bij.’

Een andere koers dus. Maar hoe pak je dit aan? Linda: ’Zo’n twee jaar geleden zijn we de samenwerking aan gegaan met NieuwBestuur. Dit is een kennisplatform voor toekomstbestendig besturen en nieuw leiderschap. Samen met hen hebben we het Future Proof Governance programma uitgerold om de manier waarop besluitvorming binnen ons bedrijf tot stand komt te vernieuwen. Het mooie is dat ik als programmamanager duurzaamheid deze ontwikkeling heb mogen begeleiden samen met de collega’s van HR. Zo werkt het programma twee kanten op: we werken aan de duurzaamheid van onze dienstverlening, maar ook aan nieuw leiderschap en organisatiecultuur.

Young board

Eén van de onderdelen van het programma is de installatie van een Young Board. ‘In ons huidige directieteam zitten ervaren professionals die doorgewinterd zijn in hun vak en vaak ook binnen onze organisatie. We profiteren enorm van hun kennis en kunde, maar zien tegelijk dat de keerzijde daarvan is dat er soms blinde vlekken ontstaan. Er was behoefte  andere, nieuwe perspectieven gericht op lange termijn besluitvorming. Dit organiseren we met de Young Board. Hierin zorgen vijf jonge mensen binnen de organisatie, de jongste is momenteel 23, voor een nieuw geluid. De Young Board en directie komen maandelijks bij elkaar. Zij spreken met elkaar over actuele onderwerpen middels een van tevoren vastgestelde agenda, maar daarnaast kan de Young Board ook signalen uit de organisatie op tafel leggen. De Young Board haalt het ongezegde naar boven . Dat schuurt soms, maar dat is ook precies wat we willen. Wrijving geeft immers glans.’

Geen steenkool in 2030

Dat de korte termijn en lange termijn besluitvorming nogal eens met elkaar conflicteren blijkt onder andere uit de explosieve toename van de overslagvolumes van kolen in de haven om te voorzien in de energiebehoefte van Duitsland welke het gevolg is van de energiecrisis en de oorlog in Oekraïne. Tegelijkertijd heeft Port of Amsterdam, zich gecommitteerd aan haar visie om in 2030 geen steenkolen meer te verhandelen in de Amsterdamse haven en hiermee ruimte te creëren voor hernieuwbare energiedragers.

‘De crux zit hem in de periode tot 2030; pers je er alles uit wat er in zit in de komende 8 jaar en hou je je vast aan de regel ‘2030’? Of hanteer je het perspectief van ‘de bedoeling’ namelijk zo min mogelijk schade achterlaten voor de generaties na ons? In dit geval heeft de Young Board dit laatste perspectief onder de aandacht gebracht bij de directie. Dit heeft geleid tot het afwijzen van een aanvraag voor een tijdelijke contractverlenging van een kolenterminal.’

Volop in ontwikkeling

Met alleen het aannemen van een Young Board ben je er niet. ‘Nee, dit is slechts een onderdeel van het organisatieontwikkeltraject waar we midden in zitten. De jonge collega’s die zitting nemen in de Young Board worden intensief getraind en begeleid tijdens dit traject. Het is belangrijk dat zij de veiligheid ervaren en het vertrouwen in zichzelf voelen om zich uit te spreken wetende dat dit mogelijk ingaat tegen een eerder genomen besluit. Tegelijk wordt ook het directieteam getraind en gecoacht. Zij leren open te staan voor andere perspectieven en met nieuwsgierigheid nieuwe gedachten en ideeën tegemoet te treden. We werken aan een gelijkwaardige rol voor beide partijen, zonder dat de Young Board zijn autonomie en vrijheid verliest.

De Young Board is nu 10 maanden actief en we zitten volop in ontwikkeling. Zo zijn we nu bezig om hun rol vast te leggen en te bestendigen in de organisatie. Op deze manier wordt dit in een instrument dat niet alleen een vaste plek in onze besluitvormingsprocessen heeft, maar vanuit HR perspectief ook een prachtige manier is om jonge mensen binnen onze organisatie ontwikkelperspectief te bieden en de organisatie op verschillende lagen aan elkaar te verbinden.’